Les pièges d’Excel : cellules formatées

Voici un des nombreux pièges avec des données Excel (version anglaise) à importer en SAS.

1. Repérer le problème

J’ai récupéré hier des données sous Excel version anglaise.

• Normalement on aurait dû avoir un nombre avec trois décimales.
• Mais, dans les faits, Excel interprétait le point comme un séparateur pour les milliers et non comme le séparateur entre la partie entière et la partie décimale.

Du coup, à l’importation sous SAS, tous les nombres sont des entiers.

2. La raison du problème

Le formatage de la cellule utilisait le point comme séparateur des milliers.

3. Une solution laborieuse et risquée

J’ai converti toutes les cellules en texte et ai manuellement rajouté le séparateur entre partie entière et partie décimale.

Mes raccourcis clavier préférés

Retrouvez une version mise à jour de cet article sur mon autre site : clubdesblogueurs.com : Mes raccourcis clavier préférés sous Windows. Profitez en plus d’un article supplémentaire : Mes raccourcis clavier préférés sous Mac

Les raccourcis clavier font gagner énormément de temps. Voici mes préférés dans un environnement Windows pour quelques produits Microsoft (Word, Excel, Internet Explorer), SAS et Acrobat Reader.

1. Les raccourcis « les plus courants »

Copier/Couper/coller : si vous ne connaissez que trois raccourcis, ce sont probablement ceux pour copier (copy), couper (cut) une zone de texte et ensuite la coller (paste).

CTRL+ C (copier ; copy)

CTRL+ X (couper ; le x a la forme d’un ciseau)

CTRL + V (coller ; paste)

Sélectionner tout le texte : COPIER et COUPER sont souvent utilisés en combinaison avec CTRL+A qui sélectionne l’intégralité de la fenêtre active, qu’il s’agisse d’un éditeur de texte sous Word, sous SAS, d’un email, ou d’une page Web.

CTRL + A (sélectionner tout le texte)

Changer le style des caractères : selon que le texte sélectionné est à mettre en gras, en italique ou à souligner, les lettres B (bold), I (italic), U (underline) sont ajoutées à la touche CTRL. Pour annuler l’opération, la même manipulation est effectuée une seconde fois.

CTRL + B (mettre en gras ; bold)

CTRL + I (mettre en italic ; italic)

CTRL + U (souligner ; underline)

Annuler : la dernière tâche effectuée peut-être annulée avec CTRL+Z.

CTRL + Z (annuler la dernière action)

Sauvegarder : Pour lancer la sauvegarde du document en cours, ajoutez S à la touche CTRL.

CTRL + S (sauvegarder le fichier ; save)

Répéter une tâche : vous venez de mettre en gras, la première phrase d’un paragraphe. Vous voulez maintenant répétez cette action pour tous les paragraphes. Après avoir sélectionné la nouvelle zone de texte, soit vous retapez CTRL+B, soit vous utilisez le bouton F4. Cette touche s’applique à n’importe quelle action à renouveler.

F4 (répéter la dernière action)

Rechercher un texte dans un document : qu’il s’agisse de parcourir un fichier PDF comme ceux pour les articles SUGI, etc. sur SAS, un programme SAS ou un rapport, la touche CTRL+F (find) activera la fenêtre de recherche de mots.

CTRL+F (rechercher un mot ; find)

2. Des raccourcis pour Excel

Naviguer entre les feuillets : Savoir naviguer entre les feuillets d’Excel est très pratique. Pour cela il faut utiliser en combinaison la touche CTRL avec les touches « Pages Suivantes » et « Pages Précédentes ».

CTRL+ »Page Suivante » (basculer sur le feuillet suivant)

CTRL+ »Page Précédente » (basculer sur le feuillet précédent)

Souvent, j’utilise ces raccourcis en combinaison avec CTRL+ »début » pour que la cellule saisie soit en haut à gauche, en cellule A1.

CTRL+Début » (mettre le curseur en cellule A1)

Etendre une formule à plusieurs cellules avec le symbole $

Lorsque je travaille avec des formules, la touche F4 change la position des symboles dollars $ dans la formule. Quel est l’intérêt ? Voici un exemple où on fait référence à la cellule A1 (=A1). A représente le nom de la colonne et 1 le numéro de la ligne.

Par défaut

• Si on étend cette fonction à la cellule à droite, l’information est décalée par une colonne. A deviendra B et on aura la fonction =B1.
• Si on étend cette fonction à la cellule du dessous, l’information est décalée par une ligne. 1 devient 2 et on aura la fonction =A2.
• Si on étend sur la droite et vers le bas la fonction d’une case, on aura alors la fonction =B2.
• etc.

Fixer une colonne, une ligne ou les deux

• Si le nom de la colonne est fixé en ajoutant un symbole dollar $ devant le nom de la colonne, la colonne A sera toujours la colonne de référence. =$A1.
• Si le nom de la ligne est fixé, la ligne 1 est toujours celle de référence =A$1. Seul le nom de la colonne peut changer
• En fixant, à la fois, la colonne et la ligne =$A$1, la fonction fera toujours référence à la cellule A1.

Etendre la sélection : La touche F8 est une autre de mes favorites sous Excel. Elle permet d’étendre la sélection de cellules qui est ensuite définie en déplaçant le curseur.

Étendre le même nombre sur plusieurs cellules : Si vous sélectionnez une cellule et souhaitez étendre sa valeur à d’autres cellules, il faudra maintenir la touche CTRL enfoncée. Sinon, chaque nombre sera incrémenté par 1.

3. Un raccourci sous Word

Ajouter une tabulation dans un tableau est possible en combinant la touche CTRL avec la touche de tabulation TAB.

CTRL+TAB (ajouter une tabulation dans un tableau de Word)

4. Des raccourcis pour le navigateur Internet Explorer

Naviguer entre les onglets : La touche de tabulation sert à passer au champ suivant. Pour revenir en arrière, la touche de mise en majuscule MAJ (shift) est ajoutée. Ce raccourci n’est pas propre à Internet Explorer. On l’adore à chaque fois qu’on a deux champs à remplir : un pour le nom de l’utilisateur et l’autre pour le mot de passe.

Tab (passer au champ suivant)

MAJ+Tab (passer au champ précédent)

Des raccourcis occasionnels : De temps à autre, je me sers des touches F5 pour rafraîchir une page et F11 pour mettre en plein écran (répéter l’opération pour revenir en mode standard).

F5 Rafraîchir une page

F11 Mettre en plein écran

Jouer avec les onglets : En écrivant cet article, j’ai fouiné un peu sur le net. Voici deux autres raccourcis qui me semblent bien pratique : ouvrir un onglet avec CTRL+T, passer d’un onglet à l’autre

CTRL + T (ouvrir un nouvel onglet ; CTRL+W pour le fermer)

CTRL + Tab (naviguer entre les onglets)

Naviguer dans un menu déroulant : Dans un menu déroulant pour choisir un pays, il suffira de choisir la lettre F pour voir le premier pays commençant par F.

5. Des raccourcis sous SAS

Lister tous les raccourcis SAS disponibles sous Windows : la touche F9 permet de lister tous les raccourcis SAS disponibles sous Windows

F9 (lister les raccourcis SAS).

Exécuter un programme : La touche F8 exécute tout le contenu de l’éditeur SAS actif ou le code sélectionné.

F8 (exécuter un programme SAS)

Vider une fenêtre de son contenu : La touche CTRL+E nettoie le contenu de la fenêtre active, qu’il s’agisse de l’éditeur, de la LOG ou de l’OUTPUT.

CTRL + E (effacer le contenu d’une fenêtre SAS contenant du texte)

6. Des raccourcis indépendants d’un logiciel

Afficher le gestionnaire des tâches : vous voulez interrompre un programme qui ne répondu plus, tentez l’arrêt via le gestionnaire des tâches (task manager).

CTRL+ALT+SUPPR

Afficher la barre Windows : Pour faire apparaître la barre Windows et ainsi accéder à la liste des programmes via le bouton DEMARRER ou à la liste des programmes en cours, le bouton Windows suffit.

Windows (rendre active la barre Windows)

Réduire toutes les fenêtres actives : Réduire toutes les fenêtres pour faire apparaître votre poste de travail est possible avec les touches Windows et D combinées.

Windows+D (réduire toues les fenêtres actives)

Naviguer entre les applications ouvertes : Pour passer d’une application à l’autre, la touche ALT est maintenue enfoncée et on a tape autant de fois que nécessaire sur la touche de tabulation pour sélectionner celle de son choix.

ALT+Tab (mettre au premier plan une application)

Renommer un fichier dans une arborescence : En cliquant deux fois sur un nom de fichier dans une arborescence, le texte est prêt à être modifié. Une autre solution, pour renommer un fichier, est de cliquer une fois seulement dessus et d’appuyer sur la touche F2.

F2 (renommer un nom de fichier)

Sélectionner des fichiers dans une arborescence (ou dans un menu déroulant) : Pour sélectionner des fichiers distincts dans un répertoire, la touche CTRL doit être maintenue enfoncée. Par contre, si les fichiers se suivent, le premier sera sélectionné. Puis en maintenant la touche MAJ, le dernier sera à son tour sélectionné.

CTRL+sélection des fichiers (sélectionner des fichiers distincts)

Sélection du premier fichier puis MAJ+sélection du dernier fichier (sélectionner des fichiers contigus)

Créer un raccourci pour ouvrir un logiciel : Pour ajouter un raccourci clavier à une application. Sur certains claviers, il existe le bouton pour ouvrir le logiciel Calculatrice. Je la trouve pratique pour faire des calculs de base et plus rapide que d’ouvrir Excel. Pour ajouter le raccourci, il faut agir en trois étapes :

• Testez le raccourci de votre choix pour vérifiez au préalable que ce raccourci clavier n’existe pas sur votre ordinateur.
• Retrouvez le nom du logiciel dans Démarrer/Programmes/Accessoires et faites un clique-droit pour afficher la fenêtre PROPRIETE.
• Dans l’onglet RACCOURCI, ajoutez la lettre C. D’office CTRL+ALT apparaissent. Le raccourci sera donc CTRL+ALT+C.

Créer un raccourci pour changer de langue de travail : vous avez la possibilité de créer un raccourci clavier pour passer d’un clavier en anglais à un clavier en français par exemple. Il faut aller dans le panneau de configuration pour créer ce nouveau raccourci.

Capture d’écran : Faire une capture d’écran permettra de documenter un email ou un rapport afin de rendre les explications plus claires. Deux possibilités sont envisageables : capturer tout l’écran ou capture la fenêtre active. A chaque fois, il faut utiliser la touche ImprEcr en haut à droite du clavier. Entendez par là « Impression Ecran ».

ImprEcr

ALT+ImprEcr (fenêtre active)

7. Les petits nouveaux qui me semblent sympa

Changer de case : pour mettre en majuscule ou en minuscule un texte donné, appuyez sur les touches MAJ et F3. La touche MAJ (shift) est représentée par une flèche montante. Il s’agit de cette touche utilisée conjointement avec une lettre pour l’affiche en majuscule.

Maj+F3 (mettre tout en majuscule ou en minuscule)

Note : Pour trouver de nouveaux raccourcis existants, pensez à regarder dans le menu du logiciel, pour voir s’il y a un raccourci d’annoter aux sélections effectuées le plus souvent.

Note : Votre logiciel de messagerie a probablement un raccourci pour rafraîchir la liste des emails reçus et faire apparaître les derniers. Sous LotusNotes, c’est le raccourci F9 qui se charge de se travail.

Et vous, quels sont vos raccourcis préférés ?

Mes 1ers pas avec ODS TAGSETS.EXCELXP (3/3)

L’ODS TAGSETS.EXCELXP, alternative au PROC EXPORT, permet de créer des fichiers Excel à partir de données SAS. Afin de personnaliser ce fichier, nous avons vu dans un premier article la syntaxe de PROC REPORT. Puis dans un second article, le PROC TEMPLATE a permis de modifier des couleurs, polices et marges du document à imprimer. Pour ce dernier article sur « Mes premiers pas avec l’ODS TAGSETS.EXCELXP », il s’agit de voir les options de l’instruction ODS.

ods tagsets.excelxp file = ‘C:/excel/mon_nouveau_fichier.xls’
style = vero_xls
options (…);

1. Personaliser la feuille de calcul

1.1 Donner un nom à une feuille : pour personnaliser le nom de la feuille de calcul, il faut ajouter l’option SHEET_NAME=’Mon nom de feuille’.

ods tagsets.excelxp options (sheet_name=‘Mon nom de feuille’);

1.2 Figer la première ligne contenant les titres de colonnes : sous Excel, on peut figer les x premières lignes de sorte que quelque soit la ligne consultée, la ligne figée reste visible. Sur le même principe, la première ligne contenant le nom des colonnes peut être figé grâce à l’option FROZEN_HEADER=.

ods tagsets.excelxp options (frozen_headers = ‘Yes’);

1.3 Ajouter un filtre aux colonnes : sous Excel, un filtre est une petite flèche qui apparaît dans la première ligne d’une colonne donnée. En cliquant dessus, on voit apparaître toutes les valeurs prises par la colonne. L’utilisateur peut ainsi choisir de ne faire apparaître que les lignes ayant une valeur ou un groupe de valeurs données. Pour ajouter ce type de filtre à toutes les colonnes du fichier Excel avec ODS, il y a l’option AUTOFILTER=.

ods tagsets.excelxp options (autofilter = ‘All’);

1.4 Créer plusieurs feuilles dans un seul fichier Excel

Pour créer plusieurs feuilles dans un fichier Excel unique, il faut dans un premier temps, définir les données communes aux multiples feuilles : nom du fichier Excel et Style.

ods tagsets.excelxp file = ‘C:/excel/mon_nouveau_fichier.xls’
style = vero_xls;

Dans un deuxième temps, on actualise cette information pour chaque feuille en précisant les options SHEET_NAME .

ods tagsets.excelxp options (sheet_name = ‘Feuille 1’);
proc report…;
run;
ods tagsets.excelxp options (sheet_name = ‘Feuille 2’);
proc report…;
run;
ods tagsets.excelxp close;

2. Agir sur le document à imprimer

2.1 Faire les titres de colonnes sur toutes les pages : l’option ROW_REPEAT= va permettre de répéter le titre des colonnes sur chacune des pages à imprimer.

ods tagsets.excelxp options (row_repeat = ‘header’);

2.2 Modifier l’orientation de la page : par défaut l’orientation de la page à imprimer est orientée portrait (portrait). Pour changer en Paysage (landscape), il faut le préciser avec l’option ORIENTATION=.

ods tagsets.excelxp options (orientation = ‘landscape’);

Cette liste des options est loin d’être exhaustive. Vous pouvez vous reporter à la page du support SAS pour avoir la liste complète de options.

Références : la documentation sur les ODS TAGSETS.EXCELXP reste encore très limitée. Voici néanmoins quelques liens :

• Liste des options : Quick Reference for the TAGSETS.EXCELXP Tagset (.html)
• Try this Demo : The ExcelXP Tagset and Microsoft Excel (.html)
• Proc Template : http://www.tek-tips.com/viewthread.cfm?qid=1178234&page=1

Mes 1ers pas avec ODS TAGSETS.EXCELXP (2/3)

Sous SAS, l’ODS TAGSETS.EXCELXP est une alternative au PROC EXPORT. Dans une première partie, vous avez vu comment modifier la largeur d’une colonne, gérer l’alignement des valeurs textes et former une cellule unique servant de titre à plusieurs colonnes, le tout avec la syntaxe de proc report. Maintenant vous allez découvrir comment modifier les couleurs, polices de caractères, etc. en créant un nouveau template.

1. La structure de base de PROC TEMPLATE

Une autre particularité que l’on rencontrera dans le fichier Excel, c’est la présence de la couleur grise pour le fond ces cellules ayant des données, une couleur bleuté pour le texte des cellules contenant le nom des variables, etc.

Pour altérer ces couleurs, disons remettre du blanc en fond et du texte en noir, on va créer un nouveau template à partir d’un existant. Il suffira alors de modifier les quelques paramètres qui nous intéresse.

La structure de base du PROC TEMPLATE est la suivante :

proc template;
   define style styles.vero_xls;
   parent=style.default;
   *style x from x /…;
run;

J’ai donné le nom vero_xls à ce nouveau STYLE. Vous pouvez choisir le nom qui vous plaira. L’important est de se référer au même nom par la suite. 

2. Les instructions STYLE de PROC TEMPLATE

Il existe plusieurs instructions STYLE, selon qu’il s’agisse :

• de la partie non couverte par les données : style Table from Table
• de la partie couverte par les noms de colonnes : style Header from Header
• de la partie couverte par le nom des lignes (dans un proc print, les valeurs de la variable obs) : style RowHeader from RowHeader
• de la partie couverte par les données : style Data from Data
• de l’apparence de la page A4 d’impression : style Body from Body

Voicic trois autres styles :

•    style SystemTitle from SystemTitle /…;
•    style SystemFooter from SystemFooter /…;
•    style SysTitleAndFooterContainer from SysTitleAndFooterContainer /…;

3. Les options des instructions STYLE

Les options sont situées après la barre inclinée (slash /). Les valeurs prises par ces options sont notées entre guillemets.

 Les options les plus courantes sont :

• FOREGROUND = (couleur du texte). Ici, on choisira le mot ‘black’ entre guillemets.
• BACKGROUND = (couleur des cellules). Ici, on choisira ‘white’.
• FONT_SIZE = (la taille du texte). Ici, on choisira 1.5 par exemple.
• FONT_FACE = (la ou les polices de caractères). Ici, on choisi ‘Courier’. Mais on peut aussi opter pour ‘Courier,Arial’. Ainsi si la police Courier n’est pas disponible, Arial sera le second choix.

Deux autres options du langage courant

• FONT_WEIGHT= (mette en gras). La valeur BOLD sert à mettre en gras
• FONT_STYLE= (mettre en italique ou non). La valeur ITALIC met en italique tandis que ROMAN fait l’inverse.

Agir dur les bordures des cellules :

• BORDER_COLOR= (couleur de la bordure)
• BORDER_WIDTH= (largeur de la bordure)

Agir sur les marges du document A4.

• LEFTMARGIN = (marge de gauche)
• RIGHTMARGIN = (marge de droite)
• TOPMARGIN = (marge du haut)
• BOTTOMMARGIN = (marge du bas)

Note : Une liste des différents styles est disponible sur ce forum : http://www.tek-tips.com/viewthread.cfm?qid=1178234&page=1.

4. Faire référence au nouveau template

Pour que ce template soit lu à la place de celui par défaut, on ajoutera STYLE=nom_du_nouveau_template dans l’instruction ODS TAGSETS.EXCELXP de début.

ods tagsets.excelxp file  = ‘C:/excel/mon_nouveau_fichier.xls’
                    style = vero_xls;
proc report …;
run;
ods tagsets.excelxp close;

Après avoir vu les actions menées au niveau du PROC REPORT et du PROC TEMPLATE pour personnaliser son fichier Excel, vous verrez dans le troisième et dernier article sur « Mes premiers pas avec ODS TAGSETS.EXCELXP », lundi prochain, les options disponibles dans l’instruction ODS.