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Choisir ses outils de communication

août 4, 2008

Le programmeur SAS communique beaucoup par email mais pas seulement. Après avoir présenté 6 conseils pour vos emails, se pose la question suivante : l’email est-il le moyen le plus adapté pour atteindre votre objectif ?

1. L’email doit-il être l’outil numéro 1 ?

L’email se révèle pertinent pour garder une trace écrite : donner un feedback, faire un résumer, lister des questions non urgentes et communiquer avec plusieurs personnes.

  • Donner un feedback : pour faire un bilan sur l’état actuel d’un projet et des points restants, l’email est tout à fait adapté. Il servira de base pour les conversations futures entre le programmeur et le manager.
  • Confirmer les points discutés : après une réunion pour clarifier les points d’un projet à traiter, il est toujours bon de renvoyer un email listant les décisions prises. Cela permettra de repérer d’éventuels malentendus et de base pour une prochaine discussion.
  • Questions non urgentes : pour les questions non urgentes, tel un problème qui ne vous empêche pas de programmer, l’email est parfois suffisant.
  • Communiquer avec plusieurs personnes : en mettant en copie les autres membres d’un projet, tout le monde est informé des problèmes rencontrés et des décisions prises. Ces personnes n’ont pas obligations de répondre mais peuvent apporter leur contribution si elle le pense nécessaire. Mais pensez à préciser le nom de la personne de qui vous attendez une réponse.

2. Quelle place pour le téléphone et la messagerie instantanée ?

Messagerie Instantanée pour formuler des questions/réponses techniques : Préférez alors la messagerie instantanée très pratique pour une question technique et une question pouvant être répondu dans la matinée ou l’après-midi. Un extrait de programme SAS ou un résultat obtenu par SAS peut être ajouté dans la conversation. De plus, votre interlocuteur aura un battement pour pourra finir auparavant la tâche qu’il a entrepris et être ainsi entièrement disponible pour votre question.

Téléphone pour obtenir des réponses rapides et courtes : Pour faire connaissance avec votre collaborateur ou avoir une réponse rapide sur un sujet « simple », le téléphone est probablement le plus adapté. Reste à s’assurer auprès de votre interlocuteur qu’il est actuellement disponible et peut prendre 5 minutes pour vous.

Téléphone et messagerie instantanée combinés pour travailler en groupe

  • Faire le point avec les différents intervenants d’un projet : les réunions à distance par le seul biais d’un téléphone sont fréquentes. On parle de conférences téléphoniques (TC pour telephone conference). Elles permettent de faire le point entre les différents interlocuteurs d’un projet situés dans des villes/pays différentes.
  • Présenter un sujet à plusieurs interlocuteurs : certaines messageries instantanées ont une option pour diffuser un Powerpoint sur les écrans d’ordinateurs de chaque intervenant. Celui qui présente peut alors faire défiler à son rythme les transparents et pointer avec son curseur certains points sur la page.

3. En face à face ?

Repérez la porte fermée de votre manager : un des conseils donné aux managers est de fermer la porte lorsqu’ils doivent restés concentrés et de la laisser ouverte sinon. Si votre manager utilise cette pratique, respectez-la et ne frappez pas à la porte pour un sujet qui peut attendre 1 heure. Vous n’en retirerez que des avantages.

Consultation en fin de journée : votre manager a sûrement un planning bien chargé pour la journée. Une fois libéré de tous les sujets qu’il a prévu de traiter dans la journée, il sera plus détendu pour faire le bilan avec vous des projets dont vous avez la charge.

Consultez après une pause : si vous avez une question SAS qui peut attendre pour un de vos collègues et que celui-ci part à 5h ou qu’il ne peut pas jouer avec la porte vu qu’il travaille en open space, interpellez-le après sa pause repas avant qu’il ne recommence son travail ou lorsqu’il fait une pause pour se dégourdir les jambes.

Conclusion

En conclusion, je préciserais que ces moyens techniques ne sont pas toujours disponibles dans l’entreprise ou que vos collaborateurs n’ont pas encore acquis les habitudes de travail avec la messagerie instantanée. Il faut donc s’adapter à son interlocuteur et prendre le temps d’évaluer les outils avec lesquels il se sent le plus à l’aise.

N’hésitez pas à compléter la liste en envoyant un commentaire.

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