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6 conseils pour vos emails

juillet 7, 2008

Le programmeur SAS ne fait pas exception dans le monde du travail lorsqu’il s’agit de communiquer par email avec ses partenaires et collaborateurs.

Dans l’industrie pharmaceutique, le programmeur travaillera souvent à distance avec un statisticien qu’il n’aura parfois jamais vu. Ensemble, ils clarifieront les caractéristiques d’un tableau à fournir et compareront leurs résultats. Le programmeur aura aussi fréquemment un manager très occupé qu’il consultera en allant à l’essentiel, optimisant le temps de chacun.

Voici quelques conseils pratiques qui font appel au bon sens.

1. Faites des emails courts, un par question

Avez-vous remarqué que, lorsque vous recevez un long pavé par email, vous n’y répondez souvent pas aussitôt. Privilégiez donc des emails courts quitte à faire plusieurs emails, un par question à poser. Les points les plus faciles à répondre trouveront ainsi une réponse très rapide et ne seront pas noyés au milieu d’un bloc compact.

2. Interrogez vous sur la pertinence de votre email

Il est tentant d’envoyer un email pour des détails mineurs. Les managers et statisticiens reçoivent quantités d’emails. Réfléchissez à deux fois avant d’envoyer un email. Si vous ne faites pas partie de ceux qui envoient des emails « à gogo », votre interlocuteur prendra une attention à lire vos emails car il saura que ce sont des emails importants.

3. Optez pour un vocabulaire universel

Optez pour un vocabulaire non technique que vous parliez à un expert ou non. Au final, le message sera universel et pourra être transféré à d’autres interlocuteurs non prévus initialement. Evitez donc de nommer des noms de variables ou des procédures de manière brute. Rien, par contre, ne vous empêche de rajouter ces informations en complément.

4. Structurez votre email

Numérotez vos paragraphes : par soucis de clarté, ajoutez une numération. Cela sera très pratique lorsque votre email aura pour but de rappeler les points discutés avec votre interlocuteur.

Commencez par introduire le sujet : Votre destinataire travaille probablement sur d’autres sujets et n’a pas forcément en tête le projet qui vous concerne. Il est dont important d’introduire le sujet.

Faites force de proposition : Présentez les problèmes et listez aussi des actions possibles. Cela épargnera du temps à votre collaborateur qui n’aura plus qu’à prendre une décision.

Clarifiez votre attente envers votre destinataire : Finissez par une phrase qui définira clairement si vous attendez une réponse et si oui sur quel point en particulier. N’hésitez pas à mettre en valeur cette phase en changeant de couleur par exemple.

Des mots-clés dans l’objet : Si votre email a un but purement informatif, précisez-le dans l’objet de votre email par le mot INFO. S’il s’agit d’un problème, vous avez le raccourci PBM pour attirer l’oeil du destinataire. Enfin précisez le nom de l’étude sur laquelle vous travaillez en plus du point particulier abordé dans l’email.

5. Relisez-vous

Enfant, c’était ma grand-mère qui corrigeait mes cours avec son crayon papier taillé au couteau, lors que je lui les récitais mes leçons. Aujourd’hui, écrivant principalement en allemand et en anglais ce sont mes collègues qui me corrigent quand j’ai des messages ou documents importants à rédiger. Cela reste la meilleure manière de progresser dans la langue et d’éviter les malentendus.

Bien sûr, cette aide est à demander de manière ponctuelle et seulement après avoir fait des efforts :

  • avoir relu son travail auparavant
  • avoir passé son texte au correcteur de Word.

6. Tenez compte des contraintes techniques

Impression : votre email aura de grandes chances d’être imprimé. Evitez les images et tableaux trop larges. En dehors de votre premier contact où vos coordonnées complètes seront détaillées, privilégiez une signature courte. Cela évitera d’avoir le plus souvent une page de plus à l’impression juste pour la signature.

Pièce jointe : même si toute l’information est contenue dans une pièce jointe, sélectionnez l’extrait le plus important et copiez le dans l’email. Cela aidera le lecteur à classer votre mail : à répondre, à sauvegarder, etc. Par ailleurs, précisez dans le mail qu’il y a une pièce jointe pour qu’il la remarque. Si vous l’oubliez votre destinataire le remarquera et pourra vous prévenir.

N’hésitez pas à compléter la liste en envoyant un commentaire.

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